Kulturwandel in ambulanten Einrichtungen

Wir entwickeln mit ihnen eine Strategie für den Veränderungsprozess. Mitarbeiter*innen und Führungskräfte die Organisation von innen heraus zu verändern. Interne Abläufe können so effizient gestaltet werden.

Die Prozessberatung ist daher weniger lösungs- dafür aber aufgabenorientierter.

Die wichtigsten Bereiche während einer solchen Prozessberatung sind

• die Kommunikation – sowohl untereinander als auch innerhalb einer Hierarchie,
• die Beurteilung von Funktionen und Rollen in Teams bei Projekten
• die Analyse bestimmter Arbeitsabläufe, Entscheidungs-prozesse
• sowie die Beobachtung von Entwicklungsprozessen innerhalb eines Unternehmens.

Unsere Mitarbeiter*innen schauen sich mit ihnen gemeinsam alle Bereiche an, beleuchten ihre bisherigen positiven Ansätze, versucht Probleme zu erkennen und so eventuelle Fehlfunktionen oder mögliche Optimierung von Prozessen anzuschieben. Die Führungskräfte und die Mitarbeiter*innen sollen am Ende in der Lage sein, ihre zukünftigen Probleme selbstständig anzugehen und lösen zu können. Mithilfe des erworbenen Wissens können sie dann auch zukünftige Herausforderungen meistern, ohne erneut eine externe Prozessberatung einschalten zu müssen.

Der Prozess ist lebendig und individuell anzupassen. Es gibt auch Situationen, in denen man noch einmal einen Schritt zurück geht, bevor es weiter geht. Die folgenden Ausführungen sind aus diesem Grund lediglich eine Grundlage.

1. Grundlagen schaffen

In dieser Phase wird der Grundstein für den gesamten Kulturwandelprozess gelegt. Mitarbeiter*innen und Führungskräfte werden zum Thema aufgeklärt und sensibilisiert und nach Kräften begeistert. Wir laden alle ein, ermutigen sie und schaffen den Raum für neue günstigere Erfahrungen an ihrem eigenen Arbeitsplatz.
 

2. Analyse

Die Grundlage der Analyse aller Bereiche ist das evitare-BAKO-Werteschema. Die Analyse dient dazu, Zusammenhänge zu erkennen und ein ineinandergreifendes Bild der allgemeinen Situation des gesamten Unternehmens zu erhalten. Die Analyse stellt ein wichtiges Mittel dar um im späteren Werdegang die entsprechenden und passenden Maßnahmen, angepasst an den individuellen Zielsetzungen einzuleiten.

Zusammen mit allen beteiligten Bereichen wird der aktuelle Standpunkt analysiert und erfasst. Hierzu dient der evitare Analysebogen, angelehnt an das BAKO Modell zur Beschreibung verschiedener Aspekte des Unternehmensziels (Sinn), des Leitbildes, der Kultur, der Haltung der leitenden Personen, der Steuerung, der Entwicklungsrichtung, der Zusammenarbeit, der Flexibilität, der Verlässlichkeit, sowie wichtiger Strukturen.

Es sollte zu Beginn ein Verständnis dafür geschaffen werden, warum man all diese Punkte aktuell bearbeitet und dass es zum Nutzen aller Beteiligten beitragen soll. Bei der Analyse werden besonders die Punkte herausgearbeitet, die bereits den Ansatz von selbstorganisatorischem Kulturwandel in sich tragen. Das bereits Gelingende steht dabei im Fokus. Zusammen mit allen beteiligten Bereichen wie Betreuung, Pflege, Verwaltung, Leitung, Küche, Hauswirtschaft, Reinigung, und Haustechnik wird der aktuelle Standpunkt analysiert und erfasst.

3.  Konzepterstellung

Selbstorganisiertes Arbeiten und Selbstführung erfordert ein ausgefeiltes Konzept, sowie Strategien der Umsetzung. Nachdem durch die Arbeitsgruppen und den daraus entstandenen Ergebnissen erste Erfolge erzielt werden konnten, gilt es diese in einem Konzept festzuhalten. Die Praxis zeigt, dass ein festes Konzept für Nachhaltigkeit und Verlässlichkeit in der Zukunft sorgt. 

Durch die Projektgruppe werden die Rahmenbedingungen für den Kulturwandel im Detail festgehalten. Die Konzeptbeschreibung sollte spätestens nach den ersten erfolgreichen Umsetzungen beginnen, um Erfolge nicht im Sand versickern zu lassen.
sowie die Beobachtung von Entwicklungsprozessen innerhalb eines Unternehmens.

Die Projektgruppe arbeitet sich anhand entsprechender Module in die Prinzipien der Kulturwandels ein und füllt ihr eigenes Konzept mit Leben. Dabei steht die Individualität des Erarbeiteten im Vordergrund. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich und entwickelt demnach ihre eigene Konzeptidee. Am Ende steht ein ausgefeiltes Konzept, welches unter Einbezug von konkreten Alltagssituationen und allen Prinzipien von der Steuerung, Kultur, Haltung, Entwicklung auf der Führungsebene bis hin zu Teamebene mit der Zusammenarbeit, der Strukturen, der Verlässlichkeit und der Flexibilität für die Umsetzung im Alltag zur Verfügung steht. Mit diesem Konzept kann jederzeit entschieden werden, an welchem Punkt gemeinsam weitergearbeitet werden kann und wie das Wachstum in den nächsten Jahren vorangebracht werden soll.

4. Umsetzung des Konzeptes

Die Umsetzung erfolgt in allen Ebenen und allen Abteilungen.

Die Projektgruppe übernimmt in dieser Phase die Steuerung des Prozesses. Gemeinsam wird ein Projektplan erstellt, der beschreibt welche Arbeitsgruppen (3-5 Personen), welche Umsetzungsfelder bearbeiten, welche Verantwortlichkeiten bestehen, in welchen Zeitabschnitten und wie in diesen Gruppen gearbeitet wird. Spätestens alle 8 Wochen kommen die Arbeitsgruppen zu Meilensteintreffen zusammen um Ergebnisse vorzustellen (+Leitungen), um über die Umsetzbarkeit zu sprechen. In diesen Reflexionsworkshops werden die Ergebnisse genehmigt und die Form der Umsetzung in die Teams festgelegt. Im Regelfall übernehmen die Teilnehmer der Arbeitsgruppen auch die Umsetzung mit den Teams. Gleichzeitig werden bei Bedarf weitere Aufgabenfelder festgelegt. 

5. Reflexionen

Werden in einem Team oder zwischen Schnittstellen Absprachen getroffen, so gehört es zu einem der wichtigsten Schritte, diese zu reflektieren. Es ist eines der wichtigsten Topics bei Besprechungen und sollte standardmäßig durchgeführt werden. Eine regelmäßige Reflexion der vereinbarten Absprachen sorgt für eine stetig steigende Verlässlichkeit aller Mitarbeiter im Team.

6. Bildung von Kleinteams und Ausbildung von Teamkoordinatoren

Operative und administrative Aufgaben, die im direkten Bezug zur Pflege und den Patienten stehen werden  von Koordinator*innen eigenständig durchgeführt.

Sie schaffen Strukturen für die Arbeit in ihren Kleinteams, stärken die Zusammenarbeit untereinander, ermöglichen Flexibilität bei Unsicherheiten und Veränderungen und erzeugen Verlässlichkeit (Ansprechpartner) für Mitarbeiter und Leitungen. 

Damit dies im Sinne der bereits erarbeiteten Führungskultur geschehen kann, ist es erforderlich, dass die 

Team-Koordinator*innen ausreichend geschult und auf ihre Aufgaben vorbereitet sind. 

So geht es weiter